Type de contrat CDD Date limite de depot28/06/2019
Activités principales
Assister la Direction Générale dans le fonctionnement des activités (gestion de
planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions,
accueil,)
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles,
liées au fonctionnement du Groupe.
Responsabilités
Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de
l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou
suivi des dossiers
Renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande
Gérer les prises de rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation de
réunions (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers,
commande de prestations hôtelières) et déplacements (réservations du véhicule, ordre de
mission)
Gérer les appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs,
Informatique Assistance) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels,
renseignement et orientation, prise de RDV...)
Gérer les courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la
messagerie électronique)
Gérer la distribution du courrier pour les différents secteurs, l’Archivage et le classement
des courriers (dans chrono et dossiers)
Rédiger les courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d’entretien...)
Assurer la Gestion « logistique » : réalisation de bons de travaux, gestion du photocopieur
(carnet d’adresses, réception des cartouches...), mise à jour et diffusion du papier à en-tête.
Gestion de la caisse
NB : cette liste n’est pas exhaustive et vous pourrez être sollicités par la hiérarchie pour
accomplir certaines tâches supplémentaires.
profile
Le profil recherché pour occuper le poste de Assistante de direction
Formation : Bac+3 Minimum Assistanat de direction
Expérience requise : 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
Compétences techniques
Informatique
Informatique
Expression orale et écrite
Gestion administrative
Méthode de classement et d'archivage
Modalités d'accueil
Techniques de prise de notes
Techniques de numérisation
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé,
web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Bilingue
Aptitudes professionnelles
Sens de l’organisation
Rigueur
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Aisance relationnelle
Qualité d’écoute
Diplomatie
Sens du service
Assistante de direction
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