ITTE Interim - Entreprise

Context

Direction : Direction Générale Rattachement hiérarchique : Directeur Général

Activités principales

Assister le Directeur Général dans la gestion quotidienne de ses activités, assurer la coordination administrative de la Direction Générale et faciliter la communication interne et externe. L’Assistante de Direction joue un rôle clé de soutien organisationnel et de relais stratégique entre la Direction Générale et les autres entités.

profile

Le profil recherché pour occuper le poste de Assistante de Direction

Formation : Bac +3 à Bac +5 en Secrétariat de Direction, Gestion Administrative ou Communication.

Expérience requise : Expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans une multinationale ou un environnement exigeant.

Compétences techniques

A. Gestion administrative et coordination

Assurer la gestion quotidienne de l’agenda du Directeur Général (réunions, déplacements, rendez-vous).

Gérer la correspondance confidentielle et les communications internes et externes.

Organiser les réunions, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.

Superviser la bonne circulation de l’information entre la Direction Générale et les autres directions.

Gérer la logistique des missions, visites et événements de direction.

B. Appui stratégique et reporting

Préparer les notes, présentations et synthèses destinées à la Direction Générale.

Appuyer la préparation des réunions du Comité de Direction et du Conseil d’Administration.

Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents stratégiques et rapports d’activité.

Assurer la confidentialité absolue des informations traitées au niveau de la Direction Générale.

C. Interface institutionnelle et communication

Assurer l’accueil et la coordination avec les partenaires institutionnels et les clients stratégiques.

Représenter la Direction Générale dans la communication administrative courante.

Veiller à la qualité de l’image institutionnelle dans tous les échanges officiels.

D. Appui organisationnel et gestion documentaire

Mettre à jour les fichiers, bases de données et archives de la Direction Générale.

Veiller à la conformité documentaire et au respect des procédures internes.

Assurer le suivi budgétaire et logistique des dépenses rattachées à la Direction Générale.

Compétences techniques

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Compétences confirmées en rédaction, en synthèse et en communication écrite.

Bonne connaissance des protocoles administratifs et des procédures internes.

Maîtrise du français professionnel et bonne compréhension de l’anglais.

Compétences comportementales

Discrétion, loyauté et sens élevé de la confidentialité.

Excellente organisation et rigueur dans la gestion des priorités.

Réactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins de la Direction.

Bon relationnel et sens du service.

Présentation irréprochable et attitude professionnelle.

Aptitudes professionnelles

Excellente expression écrite et orale en français, anglais professionnel apprécié.

Indicateurs de performance

Qualité et fiabilité du soutien administratif apporté à la Direction Générale.

Respect des délais et qualité de la communication écrite et orale.

Satisfaction du Directeur Général et du Comité de Direction.

Capacité à maintenir la confidentialité et la fluidité des échanges stratégiques.

Taux de réalisation des tâches et livrables planifiés.

Conditions de travail et environnement

Poste basé au siège de l'entreprise rattaché directement au Directeur Général. Travail en étroite collaboration avec l’ensemble des directions opérationnelles et supports. Environnement professionnel exigeant, nécessitant discrétion, polyvalence et réactivité.