Assistante de direction

Type de contrat CDD
Date limite de depot 28/06/2019

Context

Activités principales

  • Assister la Direction Générale dans le fonctionnement des activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,)
  • Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du Groupe.

    • Responsabilités

  • Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
  • Renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande
  • Gérer les prises de rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation de réunions (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières) et déplacements (réservations du véhicule, ordre de mission)
  • Gérer les appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs, Informatique Assistance) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV...)
  • Gérer les courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la messagerie électronique)
  • Gérer la distribution du courrier pour les différents secteurs, l’Archivage et le classement des courriers (dans chrono et dossiers)
  • Rédiger les courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d’entretien...)
  • Assurer la Gestion « logistique » : réalisation de bons de travaux, gestion du photocopieur (carnet d’adresses, réception des cartouches...), mise à jour et diffusion du papier à en-tête.
  • Gestion de la caisse
  • NB : cette liste n’est pas exhaustive et vous pourrez être sollicités par la hiérarchie pour accomplir certaines tâches supplémentaires.

    • profile

    Le profil recherché pour occuper le poste de Assistante de direction

  • Formation : Bac+3 Minimum Assistanat de direction
  • Expérience requise : 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire

    • Compétences techniques

  • Informatique
  • Informatique
  • Expression orale et écrite
  • Gestion administrative
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Modalités d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de numérisation
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
  • Bilingue

    • Aptitudes professionnelles

  • Sens de l’organisation
  • Rigueur
  • Sens relationnel
  • Esprit d’équipe
  • Aisance relationnelle
  • Qualité d’écoute
  • Diplomatie
  • Sens du service

    • Assistante de direction

    Type de contrat CDD
    Date limite de depot 28/06/2019